【團隊協作】Notion 高效應用：Podcast 製作與訂單追蹤系統｜重點回顧

為什麼需要學習 Notion？

學習 Notion，已經逐漸成為大家認同的趨勢。​若不知道自己有什麼需求或動機，是很難去學習一個新工具的。

在現代人的生活中，有許多工作都需要與人合作。

不管是對接需求、進度，或是開會討論績效指標，以及近年來興起的各類數位創作等，都有可能需要與團隊進行協作。

在兩位分享者的內容中，我們可以看見他們是如何發現團隊協作的難點？利用 Notion 管理 SOP 流程、上架排程、訂單金流，並以這些經驗打造自己的品控手冊、復盤系統，不斷升級自己迎向未來。

除了可自由排版的筆記功能外，Notion 還能用來打造網站、作品集、活動報名頁、會議協作、個人品牌經營等。

Notion 作為一款簡單易上手，不需要寫程式就能使用的數位工具，就成為打造這類系統與網站的首選。

以下讓我們看看在團隊協作的過程中，都會遇上哪些問題？以及他們是如何解決的？

Notion 應用案例一：Podcast 製作手冊

分享者琪穎是一位小學老師，熱愛兒童文學作品，製作 Podcast 分享優質的作品給學生，並與其他有同樣熱忱的老師們進行團隊專案協作：「兒童也有文學播客」。

在還沒遇見 Notion 前，琪穎使用過 WhatsApp、FB、Google Drive 管理檔案，但這讓整體進度不易掌握，也難與他人共享。也因為資訊與任務全部集中在琪穎身上，因此從邀請來賓、錄音剪輯到撰寫文案、發布集數，全部由琪穎獨立完成。

在加入 Notion 訓練營後，琪穎將協作流程整合成 Notion 系統，建立完整的播客製作平台，整理過去內容、規劃未來主題，並為可能加入的夥伴清楚呈現整體脈絡。

希望這個 Notion 頁面不再只是我個人的整理工具，更是能讓節目繼續走下去、與更多人同行的起點。

打造系統的第一步是不再追求「一開始就做完美的分類」，而是先從最熟悉的內容著手。

琪穎把所有播出過的節目、腳本、剪輯素材、分享人名單，從 WhatsApp、Google Drive、Facebook 等不同平台集中起來，先建立一個基礎資料庫。

並新增畫廊檢視（Gallery View）配合每一張製作好的封面圖和重要內容，讓團隊可以一目了然已上線的內容

琪穎也介紹在錄製時，主持人大多都會介紹作者，也難免會在選書時重複選到同一位作者的作品。

因此建立作者資料庫，能幫助分享人或主持人更清楚掌握過往播客中談過的作者，也能作為系列推出。

而建立聊書主題資料庫，則能方便快速一覽過往聊過的書籍主題，並輔以相關主題的理論知識，有助於更深入地進行書本分享與討論。

琪穎利用 Notion 可在同一資料庫編輯不同檢視方式的特性，使用不同的檢視模式向不同的使用者介紹 Podcast 的製作流程，並在每個子頁面或資料庫上方加入簡潔清楚的「欄位說明與操作指引」，降低閱讀與編輯障礙。

此外她還設計了「角色導覽說明書」，引導三種任務身分的夥伴（主持人、剪輯師、分享人）快速進入狀況，不只減輕行政壓力，也讓使用者可以一起編修這份 Podcast 製作手冊。

琪穎也分享如何解決共同編輯可能會遇到的誤刪問題：

我會讓團隊成員做簡單的操作，並收起資料庫的本體，只開分身資料庫（Link to Database）給團隊成員編輯，避免動到重要資料。

琪穎也活用 Notion 資料庫的日曆檢視與列表檢視整理上架排程：

• 日曆檢視「當月份發布播客內容」：可視化看到每週上線和待剪輯內容，剪輯師主動領取要製作的內容文稿
• 列表檢視「未上線內容」： 方便拖動未上線內容至日曆裡直接調整上線日期

Podcast 製作手冊的打造技巧

1. 活用資料庫檢視方式，將 Podcast 集數保存整理，並安排上架時程。
2. 運用不同資料庫間的關聯，讓同一作者、主題的 Podacst 能夠被篩選與搜尋。
3. 根據不同使用者的需求與視角，開啟不同情境入口，讓對應角色了解自己能夠做的事。

我們可以延伸應用到自己的團隊協作系統中，思考屬於你的團隊協作方式：

• 資料該如何整理分類更能有效運用？
• 團隊成員間的協作是否有時程規劃？
• SOP 流程是否能夠依照不同使用者的視角做分類？

當你釐清這些問題後，在與他人協作時，就能夠更高效、省時。

Notion 應用案例二：教學平台訂單追蹤系統

第二個應用案例，是 Hui 的教學平台訂單追蹤系統，她將專案管理、團隊行事曆、會議記錄、團隊知識庫、廣告＆自媒體發文、報名進度追蹤、課程品控手冊、代墊款項申請，用 Notion 一站式呈現，提升使用者體驗，也讓夥伴更願意使用。

這個系統解決了 Hui 與團隊協作過程中的難點：

1. 開會終於不用再用 Excel 篩選確認課程名稱、然後再確認班別，用著自己的眼睛跟手指來數報名人數
2. 金流追蹤狀態更簡單，確保報名要匯款的學員在一周內完成，之前會因為系統太亂，常常遺漏尚未匯款的訂單
3. 確認業績也不需要做篩選，直接切換檢視，可以看到整年度/各月份的業績
4. 所有討論都有留底，再也不用分散到各平臺查找，考驗自己的記憶力XD

重點是如何善用 Notion 的檢視功能，每個檢視只帶一個目的，使用者願意使用，才是好的系統。

Hui 分享因為課程販售期間會有調班、確認報名人數是否成班、訂單尚未付款等各種因素，在公司的官網上雖然可以篩選，但依舊無法看到學員下單的班別，只能看到訂單編號。

因此她透過 Notion 系統的整理，以可視化的方式，快速瀏覽目前每個班別的招生狀態、並可追蹤每週的學員訂單、金流狀態，更容易追蹤匯款、確認招生達成率，並將班級資訊集中整理。

像是將開課班別的資料庫與學員報名訂單資料庫關聯後，透過公式設定可以快速的確認招生進度（紅 30% 以下、黃 60% 以下、綠 60% 以上），確認班級招生達成率，及時調整行銷策略。

報名進度的看板模式（Board View）可以透過篩選快速檢視接下來三個月的課程開課進度，每週會議 Review 時可快速確認接下來的招生重點。

而學員報名訂單是整個資料庫的建立基底，用來記錄重要的付款紀錄、訂單狀態，並依照檢視需求做不同的分類整理。

Hui 為了讓不熟悉 Notion 的同事們也可以快速新增訂單，運用 按鈕（Button）直接設定好新增訂單的模板，只要按下按鈕就會新增一筆資料，同事只需要輸入必要資訊就能完成，在團隊協作中需要考慮成員的使用習慣、程度，盡量降低學習成本，使協作流程更方便。

課程資料庫則是開課班別資料庫的標籤，透過這樣的紀錄，可以確認定價、課程簡述、商品圖等資料。關聯到開班資料庫後，可以快速檢視確認該課程開班的班別，以及相關資訊。

最後， Hui 分享她運用透過圖表檢視（Chart View）製作可視化圖表，快速確認營業額，比對年度計劃中的每月營業額 Forecast 確認差距，以此為基準去思考後續的行銷活動規劃，招生計劃。

教學平台訂單追蹤系統製作技巧

1. 關聯資料庫用作分類標籤，讓課程、學員、班別各自獨立擁有詳細資訊。
2. 利用 Formula 公式可視化招生進度，確認哪個班級需要調整行銷策略。
3. 打造使用者友善設計，建立按鈕一鍵新增資料模板，降低協作摩擦力。

值得學習的做法

我們可以將這些實用的功能延伸應用到自己的團隊系統上，也許團隊中的成員仍然習慣用不同數位軟體，但找出團隊需求，將資料整合後搭配使用說明、按鈕設計，降低使用門檻，也許就能讓你們的合作事半功倍！

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Notion 應用分享會是什麼？

每個月《雷蒙三十》會從 Notion 訓練營的學員中，邀請各行各業的學員來分享他們真實使用 Notion  的應用場景，每次至少兩位分享者，來聊聊他們是如何透過 Notion 解決工作與生活的難題，以及每一個 Notion 系統設計背後的思考與需求是什麼。

由第五屆 Notion 訓練營學員早安主持，如果想看更多幕後花絮與學習，歡迎參考：

【幕後故事 EP5】找到 Notion 分享會的定位和我該做好的事

主持人早安回顧五場 Notion 分享會的籌備過程，從觀眾輪廓到主持方式，找出分享會的定位與自己該做好的事，打造可複製的直播流程與經驗。

生活黑客筆記｜Notion 主題週報 x 會員社群心得Notion 訓練營教學團隊｜早安 Mornin

Notion 絕對不只是筆記軟體，它能幫助你做到更強大的事。

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