一、優秀學員介紹
- 暱稱：Hui
- 現職：研香塾芳療學苑
- 哪屆訓練營：第 九屆 Notion 訓練營（學號：#2380 ）
- 作品連結：研香塾課程報名進度＆學員訂單追蹤
- 作品摘要：Hui 將 Notion 訓練營所學的標籤系統，將研香塾課程、報名訂單、開課班別三個資料庫，透過標籤＆資料庫的關聯製作成學苑的課程報名進度＆學員訂單追蹤系統，透過可視化的進度條追蹤目前開班的進度、並且關聯學員訂單，可以在開課前快速確認實際的報名學員，同時追蹤當周報名學員的金流狀態，透過圖表快速檢視業績。
二、Notion 作品展示
作品名：研香塾課程報名進度＆學員訂單追蹤
Before
過去我在 Notion 系統上只有用一個表單，把報名課程用單選的方式呈現，並且對應的班別，只用一個多選標籤，只使用篩選的方式，多個分頁去做篩選來確認每個班別的招生狀態。
After
可視化的方式可以快速瀏覽目前每個班別的招生狀態、並可追蹤每週的學員訂單、金流狀態
三、系統製作與迭代過程
主題思考階段
今年決定投資我自己的興趣在芳療學苑上，透過 Notion 作爲我們的協作管理工具；近期感受到使用卡卡不友善的就是我們學苑的學員報名資料，在上直播課的當下，我就發現自己可以利用標籤系統來進行整個資料庫的優化！
在做這個標籤系統前，我們內部的追蹤表單就是用 Notion 像是一個 Excel 用單選挑選課程、然後再多選選各時段的班別，用 Filter 的方式來確認每次的各課程的方式確認多少人報名、匯款狀態…...每次都要篩選，短期還可以，但發現越來越不行。
再者，目前學苑的官網＆訂單都是透過 Shopline 執行，但就算可以篩選依舊無法看到學員下單的班別，只能看到訂單編號。
因此產生了幾個痛點
- 課前製作點名單、匯款的追蹤非常的不方便
- 無法有效的確認招生達成率，導致無法及時地做行銷／招生策略：需要進到後台一個一個商品規格（班別）看庫存
- 對應的課程資料再不同的資料庫，但與報名班別並無關聯，因此散落在各處，需要的資訊包含：定價、早鳥價、課程大類別標籤、課程介紹文案等。
目前希望先用三個資料：研香塾課程、報名訂單、開課班別，做到開班的追蹤、當周學員報名＆金流追蹤、當周業績數字確認，透過標籤＆資料庫的關聯解決目前的狀況；因目前訂單不多，還可以透過手 key 將 Shopline 後台將訂單記錄到 Notion，但未來的規劃是希望看能不能透過 n8n 自動化簡化其流程。（先求有再求好ＸＤ）
（How）如何產出這套標籤系統？
為了解決上面的痛點，我建立了三個資料庫分別為開課班別、學員報名訂訂單資料庫、研香塾課程資料庫。
其對應的每個資料庫屬性＆為什麼開立這樣的屬性紀錄在下圖：
- 重點在於開課班別的資料庫透過與學員報名訂單資料庫關聯後，可以計算出招生進度％，此部分為數據追蹤需求！
- 學員報名訂單為資料的建立基底，並且記錄重要的付款紀錄、訂單狀態
- 課程資料庫是開課班別資料庫的標籤，透過這樣的紀錄，可以確認定價、課程簡述、商品圖等資料。
- 規劃中：行銷資料庫與課程資料庫做關聯，因內部行銷（廣告/發文）都以課程為規劃，透過這樣的關聯，未來如發現開課班別有需要刺激行銷時可以確認對應的行銷時程，希望這樣的規劃可以讓售前、售中、售後的資料庫更加的完整。
怎麼運用不同的檢視方式，來更好的篩選、整理內容？
- 報名進度的看板模式：透過篩選快速的確認接下來三個月的課程開課進度，每週會議 Review 可快速確認接下來的招生重點
- 本週報名學員＆付款狀態追蹤：透過清單方式，只顯示最重要的幾個項目：訂單日期、學員姓名、報名班別、付款狀態、訂單狀態，這樣的檢視方式可以更容易的查找，詳細的資料就點選進去做填寫
- 本月營業額追蹤：透過圓餅圖可以設定看到本月的營業額追蹤
實踐之後的迭代優化（Before & After）
使用優化後的系統後，團隊有感幾件事：
- 開會終於不用先篩選確認課程名稱、再確認班別，用自己的眼睛跟手指來數報名人數
- 金流追蹤狀態更簡單，確保報名要匯款的學員在一周內完成。之前會因為系統太亂，然後常常遺漏
- 確認業績也不需要做篩選，直接切換檢視，可以看到整年度/各月份的業績
參加訓練營讓我在系統優化上學到一件很重要的事情：
- 永遠要思考每一個檢視的目的只有一個，之前我都會想要放很多東西在一個系統或頁面上，但如果要作為協作系統，記得一定要讓目的單純化，寧可多一個檢視只是為了一個目的。
四、Notion 訓練營學習心得分享
五、如果想進一步認識你的話
研香塾芳療學苑官網
📍 本文由 Notion 線上實戰訓練營 學員的作品投稿
感謝同學們在這 40 天的陪伴式教學中，用行動力產出這些優質的 Notion 作品，並分享自己在課程中的收穫！
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